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用好微软Office 2003 中的“三宝”

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发表于 2006-4-1 09:42:44 | 显示全部楼层 |阅读模式
前不久用上了Office 2003,在使用过程中,发现里面除了“主菜”(word、Excel等)之外,还有不少好宝贝。他们各有各的特长,每个“宝贝”就是一个小软件,下面剑锋就和大家一起去感受其中“三宝”的魅力。
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图像处理真轻松——Microsoft Picture Library- r+ f+ z1 U  Z0 O. f; _
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    Office2003中增加了一款很棒的图像工具——Microsoft Picture Library,此软件的前身是Office Xp工具中的一个组件Photo Editor,不过在Office2003中他的功能得到了加强。, d# @1 b4 [& C; L4 T8 z
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一、软件简介9 X; E" K& b$ E$ o
    Picture Library顾名思义就是“图片库”,单击 “开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Picture Library”启动软件(图1),软件的主要功能都体现在主界面中。Picture Library不但可以充当看图软件,图片的批量改名,而且还可以对数码相片进行简单的修饰,如去除红眼,色彩亮度调节等。软件还秉承了微软的一贯风格,就是简单实用容易上手,特别适合我们这些“菜鸟”使用。
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二、实用技巧:, p+ ?& Q3 Q: U  K
    (一)创建快捷方式
1 K- Y# e% p. x! ]& b) d7 c5 c0 e+ H    Picture Library可以为放置图片的文件夹创建快捷方式,从而可以很快捷的预览图片。单击“文件”→“添加图片快捷方式”弹出对话框,选择存放图片的文件夹,然后单击“添加”即可将文件夹的快捷方式放置到主界面左边的窗口中(图1);如果“文件”→“查找图片”在主界面的出现相应的对话框(图2),选择要查找的盘符,然后单击“确定”即可查找该盘中含有的图片文件夹,并自动添加快捷方式,十分方便。做完这些工作后,切换到“幻灯片视图”中观看图片,和使用Acdsee没多大差别。8 j, Y; G/ x. I6 K% e/ A5 l

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$ E' Y( {" t. c7 c    (二)图片的重命名
! E9 |8 ]/ a) ?    Picture Library可以给图片的重命名,而且还支持给图片批量取名。按Ctrl+A全选某个文件夹中的图片(按住Ctrl键可以选择不连续的图片),然后右击选择“重命名”(图3),输入文件名、数字位数、起始编号,如图所命名图片文件名就为Picture_01、Picture_02、Picture_03……,如果选择“置于现有文件名之前”,则在原来的文件名前加上输入的文件名。图片批量命名的编号次序是根据文件夹中图片的排列顺序,如果想改变命名的方式,如按照日期命名,就可以先单击“视图”→“排列依据”→“日期”将图片重新排列,然后进行重命名。
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4 s# K5 Y/ F9 T. q& X1 p0 V2 F' ^# y    (三)调整修饰图片" H3 |0 f5 V& y' W$ y
    Picture Library可以调整图片的亮度颜色等,还能去除数码相片中的红眼。选中要修改的图片,单击“编辑”→“编辑图片”(图4)即可看到相应的功能按钮。单击“亮度和对比度”切换界面(图5),根据实际情况调整即可,单击“返回”按钮回到图4状态。单击“红眼删除”,选择图片中红眼的位置(图6),单击“确定”即可。3 r: ?% Z  ?0 q8 a' X: F
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(四)裁剪旋转图片
8 r+ L5 V1 N" x5 D    Picture Library支持图片的任意角度旋转,并且可以根据实际需要裁剪图片。选中图片,单击“裁剪”按钮,可以看到图片四角出现黑框,拖动黑框选择要保留的部分(图7),最后单击“确定”即可。单击“旋转和翻转”按钮,可以对图片进行任何角度的旋转,以及水平和垂直翻转。单击“调整尺寸”按钮,可以输入图片的高度和宽度,也可以输入百分比以确定图片的尺寸。0 ^$ F/ B( T$ N, H: v" M- i

# ~/ R; \! H7 i. C. J$ C) Z    (五)压缩发送图片
  ?1 j% }) g3 G* z6 h$ m) l    Picture Library可以以三种方式压缩图片,而且能够直接调用Outlook将图片作为附件发送。选中图片,单击“编辑”→“压缩图片”,可以以文档、网页、电子邮件等形式对图片进行压缩,并且在下面显示了压缩后图片的大小,另外还可以同时压缩多幅图片。单击“文件”→“发送”→“邮件收件人”(图8),选择将图片作为附件发送,并且在邮件中可预览图片,最后单击“发送邮件”按钮调用Outlook发送图片。另外它也可以同时发送多张图片。
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    点评:尽管Picture Library的功能还远远不能和专业的图像软件相比,但不可否认它对我们这些办公族来说,简单易学,功能实用,而且它是微软的东东,说不定哪一天微软决定做大它了,它也会成为一款超级图像处理工具呢。/ l) q: [* H& t1 D7 @$ w

6 H5 x- K5 e% n) _9 [3 ~2 A素材管理好帮手——Microsoft Clip Organizer$ v% I. _! O- R& r+ ~
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    在平常使用电脑时,我们总会将一些图片、声音和视频等素材保存在硬盘中,随着时间的推移,素材也会越来越多,此时管理好这些多媒体素材就显得尤为重要了。使用“Microsoft Clip Organizer(剪辑管理器)”就可以轻松管理这些多媒体素材。/ U5 G, ~3 m& p
    1.从“开始\程序\Microsoft Office\ Microsoft Office Tools\ Microsoft Clip Organizer”启动“剪辑管理器”并自动弹出对话框(图9),询问是否将硬盘中的图片、声音和动画等进行分类,如果时间允许的话,可以单击“立即”,否则单击“以后”,单击“选项”按钮可以指定要扫描的分区,扫描到的所有素材都罗列在“未分类的剪辑”类别中,注意:这里不是将素材文件拷贝过来了,而是为其所在文件夹创建了快捷方式,这样便于我们全面管理硬盘中的多媒体素材,而且不会浪费硬盘空间。, q: L7 V3 R4 r7 H. J

( B) M" e* y7 a% a, u    2.在“收藏夹”右击选择“新建收藏集”弹出对话框,输入“图片”可以创建自定义的类别,在此类别下还可以再创建子类别(图10),选中一个子类别,单击“文件”→“将剪辑添加到管理器” →“在我自己的目录…”弹出对话框,选择要添加的素材到此类别中。另外我们还可以直接将Word、Powerpoint中的图片直接拖拉到“剪辑管理器”中进行添加;在使用的时候,也可以直接从“剪辑管理器”中拖到软件软件中,直接使用。- i! }4 N; e2 ~, F" s& L
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- L# A* p4 L) ~" W( O    注意:剪辑管理器目前支持的格式还不是很多,不过他所提供的功能已经足够我们日常使用啦。
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个性设置随处用——Save My Settings Wizard3 e  i' q5 P7 }% C: l" n* e8 @

7 R7 z3 ]+ f! j8 E. j! d    在使用Office的过程中,我们都会有自己的个性化设置,如:文件保存的默认格式,自定义词典,自定义工具栏等,那么大家是否想过让这些个性化设置也能移动办公呢?Microsoft Office Tools 中的Save My Settings Wizard(用户设置保存向导)就可以轻松实现你的梦想。
- b: C2 n9 U2 i& d# K. e) y一、 工作原理( O/ y( `7 |+ ]7 Q' x+ z% n
    Save My Settings Wizard是Office中的一个组件,它将本机上的Office设置保存成一个文件,扩展名为OPS;在其它电脑上使用时,在通过Save My Settings Wizard将保存的设置恢复到当前的Office中,从而让我们的个性设置随处可用。3 |& N& r& j" Y5 B  t2 b6 L% r7 ~
二、 具体步骤
- D6 ]- N* Y" b; y2 i( x- i    1. 关闭所有的Office程序,从“开始\程序\Microsoft Office\ Microsoft Office Tools\Save My Settings Wizard”启动组件(如果没有,请从Office2003安装盘中添加),单击“Next”按钮弹出对话框(图11),选择“Save the settings from this machine”,单击“Next”弹出对话框,单击“Brows…”按钮重新输入文件名“我的设置”,再选择的存放文件夹,最后单击“Finish”按钮,在存放文件夹中生成一个名为“我的设置.OPS”的文件。" Y  A2 }' S# r8 [3 M% {+ C

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) W# `. b- @2 g    2.当在其它计算机上使用本机Office设置时,将“我的设置.OPS”拷贝到优盘或发送到信箱,通过相应的方法,将“我的设置.OPS”拷贝到当前计算机;然后启动“Save My Settings Wizard”,单击“Next”按钮选择“Restore previously saved settings to this machine”弹出对话框,单击“Brows…”按钮选择“我的设置.OPS”,再单击“Finish”按钮将设置应用到当前Office中。3 A. K* d  T+ ^6 o% a" z9 r' W0 w
    提醒:如果在别人的计算机上使用自己的个性设置,一定要先将别人的设置保存,然后应用自己的设置,使用完成后,再恢复别人的设置,这是素质问题,不要忽视。- O! P  i" P4 X% N
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    当然了,Office2003里面的宝贝还远远不止这些,比如说“Microsoft Office Document Imaging”可以让扫描识别一体化,不过此款软件对中文的识别还不太好。在使用的过程中,大家可以多多挖掘,相信也能找到自己需要的宝贝。
发表于 2006-4-2 17:30:10 | 显示全部楼层
office 的功能确实很强大了,好多都没有用上
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发表于 2008-12-13 14:05:54 | 显示全部楼层
谢谢楼主的分享!!
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发表于 2008-12-13 15:21:25 | 显示全部楼层
路过,学习一下了~~~
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